Ystads-Österlensregionens miljöförbund
Ystad-Österlenregionens miljöförbund har en tydlig uppgift: att för Ystads, Tomelillas och Simrishamns kommuns räkning utföra miljö-, hälso-, och livsmedelstillsyn. I denna roll har miljöförbundet ansvar för de uppgifter som kommunerna är skyldiga att utföra, inom områdena livsmedel och miljö- och hälsoskydd.
I praktiken innebär det många inkommande ärenden och mycket handläggning. Faktum är att ”Blanketter” är det första man hittar i menyn på hemsidan. Blanketterna är nödvändiga för alla de anmälningar, ansökningar och den information som enligt lag måste samlas in och hanteras
.
Precis som många andra verksamheter har Ystad-Österlenregionens miljöförbund blicken mot framtiden och krav på sig från politiken att digitalisera och fokusera på tillgänglighet och service, helst dygnet runt. Därför inför de nu e-tjänster! Med smarta e-tjänster från Selfpoints ärendehanteringssystem kan medborgare utföra sina ärenden utan att skriva ut, fylla i för hand och posta blanketter. Man kan också lämna obligatorisk information till förbundet utanför dess specifika telefontider.
Stöd i implementeringen
Selfpoint upptäckte de genom Ystads kommun som redan använt deras e-tjänsteplattform ett tag. Där får de också stöd och idéer även om miljöförbundet har många egna tankar kring hur plattformen kan användas. Miljöinspektör Rasmus Ahlm berättar att det inte var svårt att få med sig verksamheten på banan.
– Vi har haft dessa diskussioner igång redan tidigare. Wow-faktorn kom när jag visade testmiljön och man ser poängen direkt. Dels med formulären som gör det enkelt för medborgare att göra rätt, dels att vi kan styra upp det som kommer in på ett helt annat sätt.
Det är fantastiskt att slippa få in ofullständiga ärenden.
I början av processen inventerade man alla blanketter för att hitta de största behoven av e-tjänster. De blanketter som genererar högst ärendekvantitet, exempelvis Ansökan om enskilt avlopp, fick högst prioritet. Därefter följde en processkartläggning av hur ärendet går från start till slut – vilka som är inblandade, hur handläggningen går till osv. När miljöförbundet fick en anledning att inventera i sina processer kunde de också upptäcka och plocka bort onödiga bitar, och på så sätt kvalitetssäkra både mot medborgare och verksamhet.
Stor potential med smart e-tjänsteplattform
Verksamheten är fortfarande i starten av införandet men man har bestämt vilka blanketter som först ska bli digitala. Just nu testas de i miljöförbundets interna testmiljö i Selfpoint. Där bygger miljöförbundet sina formulär för att hitta småfel och tekniska problem samt hitta en bra utformning innan lansering.
Den första lanseringen kommer att ske på hemsidan mot medborgare. Men Rasmus Ahlm avslöjar att det finns många idéer för andra användningsområden i verksamheten.
– Vi ser en enorm potential med digitalisering och automatisering och att koppla in interna verksamhetssystem till Selfpointplattformen. Vi spånar fortfarande idéer och processkartlägger för att hitta kreativa lösningar och ligga i framkant.
Bland annat nämner han att det görs många inspektioner ute på fältet, där Selfpoint skulle kunna underlätta rapporteringen in i verksamhetssystemen. En annan idé är att införa digital tidsbokning. Men första prioritet har den externa e-tjänsteportalen som beräknas lanseras i september 2019.
Vill du veta hur vi kan effektivisera och digitalisera din verksamhet?